Podatki o strankah se zbirajo pri oddaji povpraševanj, sklepanju pogodb, pošiljanju računov in številnih drugih opravilih. Več si preberite na naslovu: https://infocenter.si/dpo-2/ Podobno velja za podatke zaposlenih. Dokler vse poteka brez težav, se jim pogosto ne posveča veliko pozornosti. Zaplete se lahko ob napačno poslanem dokumentu, nepooblaščenem dostopu ali zahtevi posameznika, na katero podjetje ne zna ustrezno odgovoriti. Takrat se pokaže, ali so postopki res urejeni. Pri tem lahko pomaga DPO, pooblaščena oseba za varstvo podatkov. Njeno delo je povezano z zahtevami GDPR in ZVOP-2, vendar se ne konča pri branju predpisov. Organizaciji pomaga razumeti, kaj mora urediti, kje so možna tveganja in na kaj morajo biti zaposleni pozorni pri svojem delu.
Ali morate imenovati DPO?
Odgovor je odvisen od dejavnosti in načina obdelave osebnih podatkov. Nekatere organizacije morajo pooblaščeno osebo imenovati na podlagi GDPR. Za druge pa to ni zakonska obveznost. Med okoliščinami, ki jih je treba preveriti, so obsežno redno spremljanje posamezniko. Prav tako pa tudi obsežna obdelava posebnih vrst osebnih podatkov. Posebna pravila veljajo tudi za določene javne organe in telesa. Tudi kadar imenovanje ni obvezno, se lahko podjetje odloči za strokovno pomoč. Predvsem tam, kjer se obdeluje veliko podatkov ali se postopki pogosto spreminjajo. V takih primerih je dobro imeti nekoga, na kogar se lahko vodstvo obrne z vprašanji. Najprej je treba ugotoviti, kaj vaše podjetje dejansko potrebuje. Šele nato izbrati ustrezno obliko sodelovanja.
Ni nujno, da podjetje zaradi te naloge zaposli novega človeka. DPO lahko prihaja iz lastne organizacije ali deluje kot zunanji izvajalec. Zunanja pomoč je lahko praktična rešitev za nekatera podjetja. Ne potrebujejo pa tudi dodatnega delovnega mesta za polni delovni čas. Pri izbiri preverite predvsem poznavanje zakonodaje in izkušnje pri njenem izvajanju. Teorija sama po sebi ne reši veliko. Strokovnjak mora znati pregledati dejanske delovne procese, opozoriti na pomanjkljivosti in predlagati ukrepe, ki jih je mogoče uvesti. DPO mora svoje naloge opravljati neodvisno, brez nasprotja interesov. Organizacija pa mu mora omogočiti ustrezne pogoje za delo.