Organizacija dogodkov na profesionalen način

Samostojna organizacija dogodkov je veliko zahtevnejša in vključuje veliko več detajlov, kot bi si lahko mislili. Zato je, če se z organizacijo dogodkov ne ukvarjamo na profesionalen način, boljše, če to delo prepustimo strokovnjakom za to področje. Ena izmed možnosti je organizacija dogodkov-Agaric.si, kjer svoje delo obvladajo, zato vam bodo organizirali profesionalen dogodek, s katerega bodo udeleženci odšli z lepimi spomini. 

Zakaj se odločiti za organizacijo dogodkov?

V Sloveniji je dolgo časa veljalo, da se profesionalnega organizatorja dogodka najame le za večje prireditve, katerih se udeleži več tisoč udeležencev, ali pa za uradne protokolarne dogodke. Za ostale dogodke je veljalo, da jih organizira eden izmed tistih, ki so si dogodek zamislili. V zadnjem času, pa se je profesionalna organizacija dogodkov razširila tudi na zasebno sfero in dogodke manjšega obsega, zato najem profesionalnega organizatorja dogodkov ni več tak tabu, kot je bil še nekaj let nazaj. 

organizacija dogodkov

Smiselno si je zato postaviti vprašanje, zakaj se sploh odločiti za profesionalno organizacijo dogodka. Glavni razlog se skriva v tem, da se običajni ljudje bolj redkeje pobližje srečamo z organizacijo različnih dogodkov, zato ji pogosto nismo najbolj kos. Pozabimo na različne detajle, ki nato pomembno vplivajo na samo kakovost dogodka in njegov nemoten potek. Če pa se želimo organizacije dogodka lotiti strukturirano in res misliti na vse, pa nam le ta vzame veliko časa, skrbi in živcev, na koncu pa se niti na dan dogodka ne moremo sprostiti in uživati, oziroma se udejstvovati kot gostitelj dogodka, ampak moramo koordinirati sto in eno stvar. Zato se je res smiselno odločiti za najem organizatorja. Organizacija dogodka s strani profesionalca poteka veliko bolj tekoče in nam prihrani veliko skrbi. Organizatorji se z različnimi vrstami dogodkov srečujejo na dnevni bazi, zato znajo predvideti nepredvidljivo in res misliti na vsako malenkost, ki pripomore k temu, da bo dogodek kar najbolj popoln. Poleg tega pa na dan dogodka popolnoma prevzamejo vso koordinacijo, zato lahko vi kot gostitelj uživate in se posvetite svojim gostom, vse ostalo uredi organizator.

organizacija dogodkov

Čeprav se vse več ljudi zaveda, koliko lahko doprinese organizator dogodkov, pa se zanj ne odločijo, ker se jim zdi to stran vržen denar. Toda kot smo že omenili, profesionalna organizacija dogodkov se vsak dan sooča z izzivi, kako organizirati kakovosten dogodek in hkrati prihraniti. Tako poznajo ugodne ponudnike, poleg tega pa se lahko zaradi dolgoročnega sodelovanja s kakšnim ponudnikom veliko lažje dogovorijo za dober popust ali ugodno ponudbo. Tako da mnogokrat, ob zaključevanju finančnega plana dogodka ugotovimo, da smo z organizatorjem dogodkov veliko prihranili.

Nenazadnje pa bi radi poudarili, da organizacija dogodkov ni vezane le na poslovne dogodke, ampak tudi zasebne. Medtem ko so načrtovalci porok že zelo uveljavljeni, pa se marsikdo odloči za organizatorja tudi ob praznovanju rojstnega dne ali ob kateri koli drugi zasebni priložnosti. 

Kako izbrati najboljšega ponudnika?

Ko ste odločeni za to, da je profesionalna organizacija dogodkov prava za vas, je čas, da izberete ponudnika, ki vam bo dogodek organiziral. Ker je organizacija dogodkov s strani zunanje osebe vse bolj priljubljena, je zato tudi ponudba različnih profesionalnih organizatorjev zelo široka. Ko se odločate za najem organizatorja je dobro, da že prej pregledate spletno stran podjetja, ki ga želite najeti. Preverite reference in to, s kakšnimi vrstami dogodkov se sploh ukvarjajo. Nekatera podjetja so namreč specializirana za zelo ozko paleto dogodkov, druga pa pokrivajo celoten spekter različnih družabnih dogodkov. 

Pri izbiri organizatorja je tudi zelo pomembno, da z bodočim organizatorjem stopite v osebni stik. Večina ponudnikov namreč ponuja uvodni sestanek, na katerem bolje opredelijo kaj zajema organizacija dogodkov z njihove strani. Na tem mestu je pomembno, da ste pozorni na to, koliko sestankov vam ponujajo v določenem paketu in ali prevzamejo celotno organizacijo dogodka pod svoje okrilje ali morate kaj narediti še vi. Svetujemo vam, da pri izbiri organizatorja ne gledate le financ ampak da zaupate svojemu notranjemu čutu in izberete tistega, katerega ideje za vaš dogodek so vam bile najbolj blizu in ustrezale vašim pričakovanjem ali pa pričakovanja celo presegla.

Kako sodelovati z organizatorjem dogodka?

Ko pa imate izbranega organizatorja dogodka pa se začne prava organizacija dogodkov. Boljše kot boste sodelovali z organizatorjem dogodka, boljše bo dogodek na koncu izpadel. Zato je pomembno, da ste v pogovoru z organizatorjem odprti. To pomeni, da jasno poveste vse svoje želje in tudi ideje, hkrati pa ste odprti tudi za organizatorjeve predloge. Pomembno je tudi, da ste tako vi kot organizator dogodka hitro odzivni. saj boste tako vzpostavili dobro komunikacijo, ki je pogoj za odlično načrtovan in izpeljan dogodek. Nenazadnje pa ne pozabite, da ste organizatorja dogodkov najeli z namenom, da se razbremenite, ker vam organizacija dogodkov ni najbolj blizu. Če ste dobro izbrali se le prepustite in zaupajte, da bo organizator odlično opravil svoje delo.